Как не утонуть в инфопотоке

Все предприниматели понимают и осознают, что информация сегодня, полученная вовремя, завтра превратится в прибыль. Загвоздка в том, что чаще всего не понятно, какая именно информация вам поможет. Эксперт Вовремя.ру занимается структурированием информации. Имея огромный опыт в обработке информации, он с удовольствием им делится. Первая статья — это совего рода ликбез. Он может быть не очень интересным, но без понимания данного введения двигаться дальше будет практически невозможно.

     Сегодня во всем мире признано, что информация является важнейшим средством регулирования частной и общественной жизни, производственных отношений.
Исследования показывают, что от 50 до 90% рабочего времени руководитель тратит на обмен информацией, происходящий в процессе совещаний, собраний, бесед, встреч, переговоров, приема посетителей и пр. И это — жизненная необходимость, поскольку информация сегодня превратилась в важнейший ресурс социально-экономического, технического, технологического развития любой организации.

Без информации невозможна совместная работа в условиях разделения труда. Обладание информацией означает обладание реальной властью, и поэтому лица, причастные к ней, стремятся ее утаивать, чтобы впоследствии на ней спекулировать — ведь нехватка информации, как впрочем и избыток ненужной, дезориентирует любую хозяйственную деятельность.
К сожалению, многие предприниматели России в большей степени являются самоучками в бизнесе и по большому счету им неоткуда взять знание о том, что их окружает и как вычленить нужную информацию из общего инфопотока. Это происходит потому, что реально дисциплины управления информацией в советском образовании не было. Да и сейчас в большинстве ВУЗов данный предмет практически не преподается на том качественном уровне, который необходим для инженерной деятельности или  управленческой деятельности.
Сейчас есть определенный вакуум, который каждый руководитель заполняет по собственному наитию. Более того, следует обратить внимание, что движение на государственном уровне к информационному обществу ещё более усиливает роль информации в решении как человеческих проблем в повседневной жизни, так и задач, которые стоят перед предпринимателями.  Вкратце это такие задачи как построение коммуникаций, правильного формулирования потребностей. Поэтому для нас как экспертов в области управления информацией, системной инженерии видится достаточно важным и ценным донести до предпринимательского сообщества актуальность и ценность владения навыками управления информацией. Особенно для руководителей малого и среднего бизнеса.

Начнем с азов

Что вообще есть информация в обществе, что есть информация для предпринимателей, что есть информация в управлении, как это понимать, как это воспринимать, как с этим быть? Необходимо для начала внести уточнение, что такое управление информацией. Управление информацией — это не организация работы информационно-технологического оборудования, средств связи, не обезличенное использование программного обеспечения. В большинстве случаев можно обойтись и без этого.

     Управление информацией — это правильное понимание того, что заставляет совершать человека те или иные поступки, те или иные действия. Как в производстве, так и в коммуникациях.

В таких условиях получение новой информации, её хранение, поиск уже сохраненной ранее информации, понимание самим человеком и его окружением,  становится очень трудным делом, требующим времени, сил, средств, создания специальных структур, технологий, правил, регламентов, нормативов и проч. С одной стороны это съедает массу времени у любого предпринимателя.  Но с другой дает ему возможность быть понятым, находится в русле конкурентной технологии либо создавать что-то новое. Работа с информацией превращается в обширное, массовое занятие людей. И только при постановке правильной системы работы с информацией, она начинает выступать основным конкурентным преимуществом.

Вопрос заключается ещё в том, как не стать заложником технологий по получению и владению информацией.

Соответственно, перед бизнесом стоит проблема овладения информацией, её организации.  Организации каналов движения, способов осмысления и оценки, механизмов эффективного использования на практике. Если в этом направлении не предпринимать упорядочивающие меры, структурирующие информацию, то предприятие, скорее всего, может утонуть в информации либо остаться без неё. Можно быть поглощенными  так называемыми информационными шумами, которыми итак уже переполнено и завалено информационное поле вокруг предприятия или вокруг собственника. Соответственно, возникает такой парадокс. Обилие информации создает информационные иллюзии и лишает людей достоверной и реально нужной им для деятельности, для принятия решения. С другой стороны отсутствие её ведет к тому, что возникают противоречия, ошибки. И руководитель предприятия из-за её дефицита вынужден додумывать или предпринимать необоснованные, необдуманные вещи.

С чего начинать работу с информацией

Информация как совокупность каких-либо сведений, данных фактов, собранных и систематизированных в пригодную для использования форму, составляет основу управления бизнесом и его позиционирования в окружающем мире, как с конкурентами, так и с партнерами. И от того насколько это качественно и корректно ведется система работы с информацией под конкретного человека (под директора, например) зависит насколько быстро бизенс будет быстро реагировать на внешние раздражители. Все управленческие процессы и реализуемые технологические процессы в бизнесе – это не что иное, как поиск, фиксация, анализ, оценка, закрепление и распространение  информации. Даже когда мы производим продукцию. И это самое важное в управлении. То есть следует разграничить общий массив информации от той информации, которая достаточна для своевременного принятия управленческих воздействий.

Поэтому хотелось бы выделить особый класс информации. Это управленческая информация.
Что же такое управленческая информация?

Это часть значимой информации, которая выделена из общего массива информации, которой владеет и окружает предприятие. Управленческая информация своими корнями очень сильно проникает как в социальную, техническую, технологическую информацию. При этом она отражает именно управленческие потребности и цели бизнеса, их совокупную властную волю.
На практике эта информация  должна быть ориентирована, по крайней мере, по  направлениям или критериям.
К первым критериям можно отнести место и роль предприятия или руководителя в частности в системе деятельности организации.
Во-вторых, очень важно учесть характер иерархии законов и нормативных актов, подлежащих обязательной реализации в управленческих процессах и воздействиях. Причем нормативные акты, если это касается производственного управленческого процесса – это технологические инструкции, которые обязательно должны быть задействованы правильно.
В-третьих, по свойствам самих управляемых объектов. К этому относится и правильное  описание объектов, оборудования, услуг, товаров, материалов. Понятным как самому предпринимателю, так и его окружению.
В-четвертых, по восприятию управляющих воздействий. Порой управленческие требования так растворяются в массе слов, что их трудно обнаружить и тем более практически реализовать. Не всегда это происходит по злому умыслу самих руководителей. А причины опять-таки те же.  Проблема в качестве исходной информации, которая применяется. Проблема в навыках использования и формирования управленческой информации.

Имейте в виду!

Существует прямая связь между информированностью и степенью удовлетворения трудом. Так, хорошо информированные достоверной информацией сотрудники довольны своей работой в 68 случаях из 100, а плохо информированные или не качественно — только в 41.