На данный момент во всем мире существует очень простая методика — «отсканировать для архива». При разумном подходе методика работает безупречно – отсканировать-порвать (бумагу) – забыть. Однако, не все так просто. Самое главное здесь, подумать, перед тем, как разбирать завалы и найти метод подходящий именно для вас. Что делают большинство людей – они просто начинают сканировать все подряд и тем самым заменяют кучу бумажного хлама цифровым.
Удивительно, как сложно может оказаться создать систему, когда каждому отдельному листочку, лежащему на столе или даже смятому в кармане, будет отведено определенное место на цифровом носителе.
Для тех, кто предпочитает работать «визуально», советуем попробовать программу Freemind.
Это инструмент, который позволяет создать карту для каждого шага какого-либо задания. Например, «чеки», если вы хотите их упорядочить могут выглядеть так:
ЧЕКИ — Проверить карманы – проверить сумки – отсканировать – пометить как «отсканированное» — добавить Evernote (сервис для создания заметок, хранения информации, картинок и т.д.).
Лучше всего помещать в оболочку, отмеченную датой, например, 2013 год, чтобы и через 10 лет знать, что откуда.
Затем каждый тип документа направляется собственным курсом – то, что может быть уничтожено, уничтожается, а, например, налоговые документы сохраняются на всякий случай.
В современной мире, где сканеры уже доступны абсолютно всем, а счета сразу приходят в электронном виде, следить за порядком в цифровой информации нужно точно также, как и за бумагами на вашем столе. Облачные технологии, которые принесли с собой огромные возможности для компаний, точно также принесли и трудности.
Такие сервисы, как Evernote и Google Drive часто сотрудничают с электронными компаниями. Пока еще многие люди просто не доверяют любым формам хранения информации в Облаке.
День ото дня удобство мгновенного поиска и исследований через различные платформы, удвоенное благодаря сервису Оптического распознавания символов (Optical Character Recognition (OCR)), становится все менее привлекательным с каждой новой атакой хакеров.
Принимая это во внимание, немецкая компания выпустила социальную сеть под названием «doo», которая позволяет собирать, сортировать и помечать каждый нужный вам документ на компьютере и может быть использована как онлайн, так и оффлайн.
Но после всех исследований специалисты все-таки приходят к выводу, что самый безопасный метод хранения информации в облаке, подальше от наводнений и пожаров, это сделать собственное изображение диска.
Затем вы шифруете свою информацию примерно также, как правительство США с бесплатным инструментом Truecrypt. Затем зашифрованная папка может быть загружена, например в Dropbox, и даже, если она будет украдена, то у хакеров она появится как абракадабра.
Когда-нибудь новый метод будет изобретен, но на данный момент это самое безопасное, что нынешние технологии могут предложить.
Существует огромное количество советов о том, как перенести вас или вашу компанию в магическое место под названием «Безбумажное королевство», но в реальности это пока недостижимо.
Возможно, стоит представить себе чуть более реалистичные перспективы – «Мир почти без бумаги»?
Журналист "Вовремя:ру"
Первая статья цикла признанного эксперта в области работы с информацией на Вовремя.ру
В сортире лучше быть юзером, чем админом. Как сделать IT-стратегию компании более эффективной? Вести с IT-передовой Каждый бизнесмен понимает (а …