Если вы помните, знаменитый Фигаро (персонаж комедии С. Бомарше «Безумный день или женитьба Фигаро», тот самый, который «тут и там» — прим.авт.), состоял личным помощником при графе Альмавива и выполнял массу самых разнообразных обязанностей — от сочинения писем и активной организационной работы до принятия некоторых решений от имени своего босса. Хотя Фигаро не имел современного нам высшего образования, не проходил профессиональных тренингов и семинаров для секретарей, как это принято сегодня во многих компаниях, тем не менее, едва действия графа касались непосредственно его чести, испанец-брадобрей умел не просто оставаться лояльным, но и даже переигрывать босса, надежно соблюдая при этом личные интересы. Что ж, граф был сам в этом виноват — недооценивал он способности своего не в меру ловкого помощника!
Нынешний персональный секретарь директора крупной и не очень фирмы — его не просто правая рука, а зачастую друг и товарищ, надёжный конфидент и незаменимая «скорая помощь», а нередко даже — и alter ego. Хотя иному работодателю требуется скорее не секретарь, а банальный мальчик на побегушках, некий лакей, источающий подобострастие. Некоторые ищут чисто декоративного секретаря, чтобы клиенты и партнеры завидовали: вот, мол, какая у меня фотомодель кофе разносит! О вкусах, как говорится, не спорят — каждой компании присущ собственный стиль руководства, действуют свои узкокорпоративные стандарты. Но по-прежнему остаётся главный вопрос: действительно ли способен персональный секретарь руководителя стать в полном смысле его «доверенным лицом»? Ведь именно так переводится слово «секретарь» — а не как «автоответчик», «официант» или «цепной пес для нежданных гостей».
Осторожно: подделка!
Подыскивая себе секретаря, проявляйте бдительность. Если вам демонстрируют излишнюю активность, чрезмерную лояльности и просто жгучее желание непременно заполучить вожделенное место — остерегайтесь! Истинный мастер своего дела, что называется, «настоящий помощник», всегда знает себе цену и не будет столь откровенно навязывать себя работодателю. Он, вероятнее всего, сам завалит вас вопросами, чтобы чётко уяснить себе с самого начала, куда попал и сможет ли здесь полностью реализоваться в профессиональном отношении.
Когда же соискатель проявляет чрезмерную лояльность и уже на собеседовании истово уверяет, что хочет работать именно в вашей фирме, то это, скорее всего, просто свидетельство его персонального легкомыслия, определённой незрелости или же просто банальная лесть. Наверняка такой кандидат даже и не планирует задержаться в вашей фирме достаточно долго, просто собирается «пересидеть» некий свой личный профессиональный кризис. Он спешит, как правило, как можно быстрее приступить к работе. Вполне возможно, что его привлекает зарплата, которая очень своевременна для того, чтобы в скорости уйти в декрет или начать долгосрочное лечение серьезной болезни. Так что если уже на стадии собеседования соискатель подобострастно заглядывает вам в глаза с непонятно откуда взявшейся щенячьей преданностью, для начала попросите его конкретно аргументировать столь похвальное желание работать именно в вашей фирме как можно более подробно. Исключительно в качестве проверки.
Или, допустим, кандидат в секретари демонстрирует излишнюю независимость уже на собеседовании? Это настораживающее качество — удел революционеров «а ля Че Гевара», а от серьёзного секретаря революционных переворотов никто не ждёт. Компании важно, чтобы помощник умел не только опекать руководителя, но и четко выполнять все его поручения. По определению, это человек, готовый постоянно находиться в персональной зависимости. Настоящий секретарь всегда гибок, досконально знает все тонкости характера любимого шефа и, соответственно, умеет легко приспосабливаться к ним.
Потенциальный претендент на должность секретаря с порога заявляет, что рассчитывает на стремительный карьерный рост? Понятно, что плох тот солдат, который не мечтает стать генералом. И действительно, именно из амбициозных, трудолюбивых и хватких секретарей-референтов вышло немало качественных административных директоров и других «топов». Но — только до поры до времени. Секретарь отнюдь не должен быть слишком самонадеянным и рассчитывать только на то, что его сей момент произведут в топ-менеджеры. Завышенная самооценка на секретарской должности тем и вредна, что такие работники иной раз берут на себя гораздо больше персональной ответственности, чем положено по рангу, или же в стремлении к исключительно личным целям забывают об интересах своей фирмы. Едва ли такой человек задержится в вашей компании надолго.
А излишне эмоциональные натуры с исключительно «тонкой нервной организацией» — секретари ещё более никчемные. Они подвержены регулярным стрессам и дистрессам, такая их неуравновешенность будет только мешать вам и вашим сотрудникам сосредоточиться и продуктивно работать. К чему вам кисейные барышни из института благородных девиц с вечно заплаканными глазами и хлюпающими носиками? Для начала протестируйте соискателя на его устойчивость к стрессам. Выбирайте только того, кто не теряется в трудных обстоятельствах, умеет держать себя в руках и обладает холодным умом. Высокопрофессиональный помощник руководителя концентрируется не на проблемах, а на поисках их решения.
За что в ответе?
Ключевой критерий при выборе секретаря — личность самого руководителя. У каждого начальника свои личные требования к секретарю и видение его должностных обязанностей, и, заметьте, нет требований «правильных» или «неправильных». Просто для одного более важно, чтобы его помощник стал его доверенным лицом. Тогда на первое место выходят такие качества, как сдержанность и корректное обращение с любой конфиденциальной информацией. Другому необходимо в лице первого помощника получить настоящего рабочего партнера, надежную и качественную замену по определенным вопросам. В таком случае теперь уже решающее значение имеет исключительно профессиональная компетентность. Третий руководитель хочет, чтобы его секретарь просто умел заваривать хороший кофе именно так, как он любит.
Секретарей первого лица фирмы условно подразделяют на три типа: «традиционный секретарь», «продвинутый секретарь» и «управляющий ассистент». Традиционный обязан выполнять ограниченный набор функций, требующих, в основном, только исполнительности, предельной организованности и простого знания правил и должностных инструкций. Более продвинутый уже должен быть достаточно компетентен для того, чтобы самостоятельно принимать решения по определенному кругу вопросов. Ну, а управляющий ассистент — это помощник, который способен не только выручать в рутинной повседневщине, но и взять на себя часть работы своего шефа.
В идеале начальник высокого ранга должен иметь двух помощников: делопроизводителя, который технически исполняет рутинную работу с бумагами, звонками и прочими делами, требующими постоянного пребывания в офисе, и личного помощника-референта. Такой помощник полностью организовывает рабочий день начальника, планирует его встречи, производственные совещания и деловые поездки. На него всегда можно положиться, и если вы задерживаетесь, а в офисе назначена встреча, он найдет, чем занять гостей. Как говорила знаменитая Джейн Фонда, «офис может работать без шефа, но не без секретаря».
«От скуки — на все руки…»
Высокопрофессиональный помощник — это «универсальный солдат», который многое может и в менеджменте, и в администрировании. Деятельность руководителя предполагает принятие решений. Подготовительную работу для этого, а также качественное воплощение этих решений в жизнь осуществляет помощник. 70% работы начальника — это рутина. Помощник–профессионал вполне может решать многократно повторяющиеся, регулярные проблемы за руководителя. Ведь, трудясь в тандеме с шефом, он учится логике и принципам принятия оптимальных решений.
Руководитель много времени тратит на устное общение с подчиненными: на собрания, совещания, планерки, мозговые штурмы. Помощник должен присутствовать на них, фиксировать решения, контролировать их выполнение, напоминать о поручениях. В отсутствие начальника или когда он крайне занят, на совещании его вполне может представлять личный помощник — и доносить до коллектива важную информацию от имени шефа. Кстати, некоторые руководители доверяют своим ассистентам курировать отдельные проекты — разумеется, все их участники должны быть оповещены об этом.
В малых фирмах секретарь руководителя нередко участвует и в решении кадровых задач, поскольку вполне осведомлен о профессиональных возможностях сотрудников. Кстати, такие полномочия ему, случается, делегируют и в больших компаниях. Идеальный помощник шефа умеет работать на опережение. Это значит — быть на шаг впереди, делать больше, чем требуется, уметь читать между строк, понимать многое без лишних вопросов, управлять обстоятельствами. Этот секретарь умеет предвидеть развитие событий и быть готовым к ним, а также предотвращает многие проблемы. Такая компетенция именуется «проактивностью». Правда, работа «на опережение» возможна лишь при условии, что секретарь ориентирован на корпоративные цели, а не на сиюминутные узкие задачи.
Камень преткновения: личные поручения
Обязан ли помощник выполнять ваши личные поручения? В должностной инструкции такой пункт — большая редкость, если вообще встречается. Но любой руководитель хочет, чтобы его помощник создавал ему комфортные рабочие условия, а порой и оказывал «неформальную помощь». Подготовьте вашего помощника к этому с самого начала. Он должен знать, что если нужно сделать что–то в рабочих целях — скажем, сварить вам кофе или сходить для вас в аптеку за таблетками от головной боли, чтобы вы могли трудиться нормально, то это следует делать без долгих рассуждений. Установка для секретаря такова: все поручения, имеющие отношение к работе, требуется выполнять.
А что же личные поручения, непосредственно к работе не относящиеся? Время — главный ресурс руководителя, для него деление времени на личное и рабочее весьма условно. Поэтому вполне допустимо в случае необходимости просить секретаря купить билеты в отпуск, подготовить кое–какие документы для этого, встретить на вокзале его родственников и так далее. Личный помощник — не только соратник по работе, но зачастую и друг, а в какой–то степени даже член семьи, По просьбе руководителя он может пройтись с его супругой по магазинам, найти гувернантку для детей, записать шефа в парикмахерскую, отнести его обувь в починку и так далее. И все же… Чем меньше секретарь знает о личной жизни шефа, тем лучше!
Работа над ошибками
Секретарь всегда ходит по лезвию бритвы. Сделает больше, чем положено, возьмет ответственности на себя — значит, примет решение вместо руководителя. Сделает меньше, чем надо, значит, переложит часть своей работы на плечи шефа. Нужно уметь соблюдать баланс!
Если при приеме на работу секретарь не уточнил весь круг обязанностей и не очень четко понимает свои функции, то в скором времени у него возникнет много вопросов и несогласованности в действиях. Случается, что даже очень толковый сотрудник так и не может подстроиться под характер руководителя. Бывает и наоборот: помощник готов «разбиться в лепешку» для шефа, проявлять инициативу, а у начальника авторитарный стиль руководства, ему нужны только исполнительность и умение подчиняться.
Так что подбирайте себе помощника по характеру и стилю руководства. Кроме того, секретарь всегда служит «амортизатором» между руководителем и сотрудниками, а значит, очень важно, насколько удачен этот «проводник» информации и коммуникаций.
В некоторых вопросах хороший помощник действительно может стать вашим «вторым я», «равноценной заменой», «дублером и суфлером». Плохой же секретарь, напротив, прибавит вам проблем, головной боли и усугубит цейтнот.
Так что ищите «лицо содержательное», а не — формальное. И тогда ваша офисная жизнь перестанет полностью заменять жизнь личную.
Андрей Турапин,
специально для «Вовремя:ру»
я без особого труда секретаршу нашел) просто не нюнялся, когда давал объявление о работе на авито, то без клише и воды написал, что РЕАЛЬНО подходящий мне секретарь должен делать, мол «мебель» не нужна) и все получилось, откликнулись только нормальные профессионалы, выбрать было легко