В одиночку в слаженном коллективе сходить с ума не принято.
Михаил Мамчич
Проблемы роста компаний
Стремительные изменения в современном мире не позволяют бизнесу расслабляться. Только оглянешься назад, а впереди уже мелькают пятки конкурента. Не терять темп позволят новинки интернет-технологий.
Предположим, какая-то фирма с загадочной российской душой и не менее загадочным российским происхождением всё время растет и развивается. Казалось бы, это радостная весть. Больше клиентов – больше денег. А их изобилие пока никому сильно не помешало.
Но это только на первый взгляд. У явления бизнес-роста есть и негативные сопутствующие факторы. Проектов, над которыми надо срочно поработать, накапливается маленькая горка. За ней фоном возвышается Джомолунгма из старых недоработанных проектов. Соответственно, растет в геометрической прогрессии количество сотрудников.
Какие-то дела даже могут подзабытся. Или вообще кануть в лету. Разросшийся до размеров труппы Большого театра коллектив постепенно подменяет работу игрой в Counter-Strike. Нет, в целом отдел, по-прежнему, выполняет поставленную задачу. Но что делает каждый сотрудник индивидуально – разобраться не под силу и Шерлоку Холмсу.
Помимо этого, появляются внештатные сотрудники. Зачем в век интернета и всеобщего wi-fi перегружать итак уже бурлящий как улей офис? Но постоянная постановка задач для удаленных сотрудников, а также контроль их выполнения, оказывается, требуют средств и очень затратны по времени.
Полезные функции специальных программ
Выход из ситуации, как водится, лежит на поверхности. Умные очкарики-программисты давно уже подумали за руководителей компаний. С помощью своего вундеркиндского мозга они выдали нагора программные продукты, здорово облегчающие внутрикорпоративные связи. Причем, по-стахановски, сразу несколько, чтобы обеспечить возможность выбора для придир.
Речь ведется о трёх программных продуктах, позволяющих наладить внутрикорпоративные коммуникации через интернет, — Мегаплан, WorkSection и Bitrix24.
Разница между ними настолько велика, что умещается в нехитрую формулу из детских журналов: «найди 5 отличий». Но нюансы в каждой программе всё-таки существуют. Поэтому немного отличается и их применение.
Но сначала об общем. Все 3 программы решают одну глобальную цель – постановку задач и их дальнейшее решение.
Программы находятся в оболочке web-ресурса. Поэтому доступны везде, где есть интернет. Впрочем, чужим на информационное поле конкретной организации вход зказан – всё надежно запаролено.
Мегаплан, WorkSection и Bitrix24 помогают организовать рабочий процесс. Каким образом? В интернете, на соответствующем сайте, конкретному сотруднику ставится прямая задача. Программы отслеживают все стадии выполнения (если их несколько) до полной боеготовности. Учитывается и анализируется время затраченное сотрудником на выполнение задания.
Таким же образом осуществляется координация работы подразделения или целой большой корпорации. Заглянул сотрудник в раздел задач, увидел, что уже 100 коллег засаливают огурцы и понял, что пора заняться помидорами.
Можно также раззадоривать коллег ехидными комментариями. К примеру, «не прошло и полгода» или «я в твои годы фронтом работ уже командовал».
Ещё программы позволяют упростить внутренний документооборот. Не надо каждый раз бегать по этажам из бухгалтерии в плановый отдел, чтобы получить небольшую справку.
Упрощается взаимодействие с внешним миром, и прежде всего, с различными контрагентами компании. Вошел в программу — видишь список контактов и время ближайших встреч. Та же картина доступна суровому взору твоего шефа. Что несказанно дисциплинирует.
Портрет пользователя
Обычно программами Мегаплан, WorkSection и Bitrix24 пользуются компании, работающие на постоянной основе с фрилансерами и прочими удаленными (из офисной жизни) сотрудниками.
Или фирмы, заточенные под конкретные большие и малые проекты. В основном, работающие в IT-сфере. Таким проектным фирмам не обойтись без постоянной координации и тотального контроля. Иначе разорение и позор.
Программные нюансы
Теперь совсем немножко об «индивидуальности» каждой программы (заинтересовавшийся отыщет в интернете подробности).
По мнению специалиста по маркетингу digital-агентства It’s Маргариты Комаровой, выбор конкретной системы зависит от потребностей конкретной организации.
Украинская IT-разработка WorkSection и Мегаплан могут быть удобны для тех, кому интранет нужен исключительно для ведения проектов, сосредоточения всех коммуникаций между сотрудниками и клиентами по конкретной задаче в одном месте.
По словам Комаровой, Битрикс24 скорее удобен для постоянного сотрудничества с клиентами, не только по конкретным задачам. А также для оптимизации работы каждого сотрудника в средних и маленьких компаниях.
Интранет-системой является только Битрикс24. И WorkSection, и Мегаплан – это, скорее, системы управления проектами, которые обычно входят в состав интранета работающих сотрудников.
Ещё несколько штрихов к портретам данных программных продуктов. «Легкий эргономичный дизайн» — так иногда пишут пользователи о Битрикс24. С Мегапланом, по отзывам в интернете, проще найти общий язык. То есть на подробное изучение интерфейса (методом глубокого анализа с последующим непременным тыком) сотрудниками тратится минимум времени. WorkSection имеет «интуитивно понятный интерфейс». Не плохо было бы, чтобы и логически этот самый интерфейс был понятен.
В общем, все системы управления проектами хороши. Выбирай на вкус.
Дмитрий Смирнов
Вовремя.ру
17.05.12